从百福机械有限公司(以下简称百福机械)应用信息化管理手段到现在,不过仅仅两年时间,在这两年中,百福机械的管理从粗放到精细,尝到了信息化带来的甜头,也经过了金融危机的洗礼,始终不断成长,未曾停步。
    粗放得吓人
    常熟,这个位于江苏省东南部长江三角洲经济发达地区的城市,拥有5000多家服装服饰企业,年产值600多亿元,而常熟市百福机械有限公司就是其中一个。这个新兴的缝纫机械制造企业,80%出口接单生产,年产值1500多万,作为一个新崛起的制造企业,百福机械最初的管理却异常粗放。
    2007年以前,百福机械的财务核算问题颇多,如零配件数量、型号繁多,财务存货核算量大、不及时、准确性差等等。
    据陈副总描述,当时企业内存货的物料大概有上千种,所以成本核算工作一直是财务工作的重点。但企业一共只有两个财务人员,1个出纳,1个主办会计。当时还是手工做成本核算,一到要出报表的时候,两个财务人员什么都不能做,闷着头做报表。
    观察了几次,陈副总发现财务人员的多数时间都用在了誊写凭证与帐薄上,熬夜加班是常有的事儿,由于还涉及到生产和销售部门,几乎企业的所有员工都要加班。但即便如此,每月25日结账时,还有很多数据出不来。陈副总当时看在眼里,急在心里,但却实在想不到好的办法。
    “工作量实在太大,仓库人员也必须把手头的工作停下来,整天一心一意的做报表,但还是容易发生错误,送到财务后再返工到下面仓库核查,财务整体核算工作都被影响延后,工作量极大,再加上基层核算人员的专业财务知识欠缺,数据不及时和失真性,企业只能用粗放模式管理,现在想来,那时实在是粗放得吓人。”谈到以前使用手工传统记账方式,陈副总有种后怕的感觉。
    这个决定是对的
    2007年,陈副总上任后,面临企业手工记帐方式带来的诸多管理问题,陈副总十分果断的决定必须采用现代信息化手段管理来改变现状,“至今我仍为我当初的决定感到骄傲,因为我太了解财务、生产等各个部门人员在粗放管理下的痛苦,这种状况必须要改变。”陈副总说。
    在2007年以前,一个偶然的机会,陈副总接触并了解了用友企业管理软件,对用友在企业信息化管理方面的成绩比较认可。
    尽管如此,出于财务管理者职业特有的“谨慎性原则”,陈副总还是决定亲自出马,在项目开始前与用友实施人员一起逐一、详细分析了企业目前最困扰的管理问题,在深入地了解了用友产品,以及确定用友产品可以对企业对症下药后,十分坚定地签订了T3企业管理软件,并及时确定了详细的实施方案。
    陈副总始终认为,作为中小型企业,更加应该尽量用先进的管理手段,来帮助企业降低成本,控制流程,才能在大浪淘沙中始终按照自己的步伐发展。而信息化就是提高管理的一种最有效、最直接的手段。
    在确定了实施方案以后,2007年6月开始,用友实施人员对百福机械整体应用人员作了系统、全面的培训,先上线财务管理系统,解决企业最基础的管理效率问题,2008年1月上线业务管理系统,重点解决企业对关键业务环节的管控。
    治愈库存顽症
    百福机械的库存问题一直是陈副总的心头病。
    据陈副总介绍,服装机械行业比较特殊,缝纫机台板型号很多,位置、尺寸有一点变化就是其他型号。
    “企业设在乡镇,以前采购人员常要跑到市里采购,刚采购回来,车间发现又少了其他材料,往返一次的成本似乎不算什么,但时间长了,却足以给企业造成负担。同时,生产消耗原料浪费现象也有发生,在部分原材料进口、价格上涨的情况下,直接带来产品成本加大,利润变薄的问题。”陈副总说。
    缝纫机台板需要的贴塑面,单位成本比较高,易损坏,又一次陈副总发现,生产工人将损坏的贴塑面随手扔掉,而这样普遍的浪费现象在传统管理方式下很难监控。实际上损坏的贴塑面是可以进沙光机重新磨掉、粘贴,于是,到底进了多少张贴塑面,做了多少张成品板,陈副总都无法掌握确切的数字,明知造成了明知道有漏洞却没法堵的情况。
    T3企业管理软件可以及时获得异常的库存预警信息的功能给了陈副总很大启发与安全感。“完全做到在采购源头可以得到采购建议、缺料和价格数据等信息,有效指导、有计划的采购供应生产,如果做得好,还可以争取做到零库存。”陈副总高兴地表示,现在,百福机械完全可以做到标准、规范地对存货进行分类、建立详细档案,系统通过业务与财务一体化管理,自动核算存货成本,解放了人力与精力,管理更加精细。
    除此之外,百福机械80%以上是对外出口,针对许多材料通过加工组装外销业务,T3企业管理软件提供组装拆卸功能,通过物料清单(BOM)制定相关物料配比组成,再用组装单整批处理,自动完成所属物料出入库,业务处理更加简捷、方便,同时数据也更加准确。
    客户是可以管理的
    金融危机到来后,很多中小企业对平时抓得不是太紧的应收账款越发重视起来,当现金流吃紧时,企业的信用似乎都要打个折扣,于是对客户情况的了解成为各家企业强调的重点。
    2007年前,百福机械也存在着客户信息无条理性的问题。客户销售报价、客户信用均无管控,往来对账核销繁乱等问题。
    据百福机械一位销售部门员工介绍,当时的他们做法是,将客户的信息存在手机或笔记本里,这样一来,客户信息就会有不同方式的遗漏。而且报价时间长、报价缺乏成本、利润考虑,在与客户对账结算时,开票、发货情况混淆,有时还会发生丢失发货单的现象。此外,这位销售人员表示,销售人员与财务部门的脱节,使得销售管理随意性大、漏洞多,客户坏账风险较大,给企业带来重大的损失和潜在风险。
    “现在情况大不一样了,我们建立起了详细的客户档案和针对性信用管理,在销售交易时,按客户信用期和信用额度进行控制,同时快速提供每个客户、每种商品的10次历史交易价格,避免坏账风险和报价失误,提供发货和发票的勾兑。”这位销售人员表示,这不仅方便了解开票、发货和出库等全面情况,也便于财务对销售业务管控。
    “现在,企业销售部门和财务部门的员工都认识到了客户是可以管理的,客户的很多信息并不是难以获取,而是没有系统的整理。”陈副总说。

(来源：互联网)